Adjointe administrative à la direction

Sous l’autorité du président directeur général et sous la supervision du directeur des communications et affaires corporatives pour le volet événement, l’adjointe administrative à la direction a comme responsabilité d’assurer un soutien administratif et opérationnel au président-directeur général et aux directeurs relevant du PDG dans la réalisation de leur mandat. De plus, elle collabore à la planification, à l’organisation, à la réalisation et au bon déroulement des événements corporatifs.

Principales responsabilités reliées au poste

Gestion stratégique administrative et secrétariat de direction

  • Assurer la gestion de l’agenda et des rendez-vous du président-directeur général (PDG) et de l’équipe PDG.
  • Assurer les tâches administratives pour l’équipe PDG.
  • Gestion des courriels du PDG pour faire gagner du temps.
  • Gérer les appels téléphoniques, les questions et les demandes de renseignements au PDG.
  • Voir à la mise à jour du répertoire des contacts du PDG.
  • Préparer les comptes de dépenses du personnel du bureau de Québec.
  • Effectuer les bons de commandes (ouverture de projet et suivis de projets) dans le système SAP.

Gestion de réunion, rencontres, comités et évènements corporatifs

  • Participer à la logistique de l’organisation des événements corporatifs, des réunions des différentes structures de la gouvernance ainsi que des instances de collaboration avec les partenaires (assemblée générale annuelle, conseil d’administration, conférences et tables de travail etc.).
  • Organiser les déplacements et y participer occasionnellement pour prendre des notes pendant les réunions ou pour fournir de l’assistance pendant les présentations.
  • Rédiger les différents documents administratifs et tenir à jour les registres : procès-verbaux, ordre du jour, etc.
  • Assurer un suivi des contrats avec les fournisseurs événementiels.
  • Contribuer à l’encadrement des bénévoles pour les événements en collaboration avec l’équipe.
  • Collaborer au bon déroulement des événements et contribuer à la livraison d’événements de qualité.
  • Contribuer à la production des bilans de chaque événement.
  • Participer au projet de la migration vers la nouvelle version de SAP.
  • Participer aux différents projets d’amélioration continue.

Qualifications

  • Formation technique en administration, communication ou autre combinaison pertinente.
  • Minimum de 5 ans d’expérience à des fonctions d’adjointe administrative.
  • Expérience dans le domaine de l’organisation logistique d’événements (atout).
  • Bilinguisme oral et écrit.
  • Expérience significative en rédaction, en révision de texte et traduction à l’occasion.
  • Fortes habiletés avec les chiffriers et chiffres.
  • Excellente maitrise des logiciels : Word, Excel, Outlook et PowerPoint et idéalement la suite Google.
  • Connaissance du logiciel SAP et des réseaux sociaux (un atout).
  • Peut être appelé à se déplacer dans des activités hors du bureau.

Compétences personnelles

  • Sens aigu de l’organisation et de la gestion des priorités.
  • Habiletés interpersonnelles exceptionnelles.
  • Grande capacité à travailler sous pression et de façon autonome, en respectant des échéanciers dans un environnement de croissance.
  • Rigueur et exactitude dans la gestion de dossiers.
  • Une pensée critique bien fondée et créative, qui s’accompagne de la capacité de résoudre les problèmes et de prendre des décisions au besoin.
  • Discrétion, sens de la confidentialité et honnêteté.
  • Dynamisme et approche professionnelle.
  • Capacité à évoluer dans des dynamiques complexes et interreliées.
  • Être favorable et disponible à l’entraide et au travail d’équipe.

Environnement de travail

  • Lieu de travail : 871, Grande-Allée Ouest, Québec
  • Horaire flexible
  • Salaire compétitif
  • Une gamme complète d’avantages sociaux (assurance, fond de pension)
  • 3 semaines de vacances et 1 semaine de congés personnels
  • Équipe de travail dynamique et inspirante

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de motivation, au plus tard le 2 juin 2019, en précisant Adjointe administrative à la direction, à [email protected]

Nous communiquerons uniquement avec les personnes sélectionnées. L’utilisation du masculin dans le texte ne vise qu’à son allègement stylistique. Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.