Adjoint ou adjointe de direction
Partenaire de réussite de l’industrie touristique québécoise, l’Alliance de l’industrie touristique du Québec rassemble, concerte et représente les entreprises et les associations du tourisme. Organisation d’affaires indépendante, l’Alliance est mandataire de la ministre du Tourisme du Québec pour la promotion du Québec relative au tourisme d’agrément sur les marchés canadiens et internationaux. En soutenant et participant au développement de l’offre et à la mise en marché touristique du Québec à l’étranger, l’Alliance contribue au rayonnement national et international de la destination et à l’accroissement des retombées économiques au Québec et dans ses régions.
Qui sommes-nous ?
Ralliant plus de 12 000 entreprises et 50 associations touristiques régionales, sectorielles et affiliés membres, l’Alliance de l’industrie touristique du Québec (Alliance) est la fédération provinciale d’affaires spécialisée en tourisme la plus importante au Canada. En assumant le rôle de porte-parole du secteur économique touristique privé et associatif, elle fonde son action sur les intérêts collectifs de l’industrie pour valoriser la contribution significative du tourisme à la vitalité socio-économique des régions du Québec. Toute l’action de l’Alliance vise à faire du Québec une destination touristique exceptionnelle et en harmonie qui contribue au bien-être et à la fierté de la population.
L’opportunité
L’Alliance cherche un adjoint ou une adjointe de direction qui assurera du soutien à la fois à la présidente-directrice générale (PDG) et à la direction principale des finances de l’Alliance.
Si tu es une personne rigoureuse, que tu as une facilité à rédiger et réviser des textes, que tu sais faire preuve d’une grande discrétion et que tu es diplomate, ce poste correspondra à tes attentes et à tes ambitions. Au quotidien, nous ferons appel à ton jugement, à ton souci du détail et à ta minutie pour contribuer notamment à la fluidité et au bon fonctionnement administratif de l’organisation.
Travailler à l’Alliance, c’est atterrir à la bonne place au sein d’une équipe dynamique, motivée à faire une différence et composée de personnes passionnées par l’industrie touristique. Venir travailler avec nous, ça coule de source !
Ta mission
- Assurer le soutien administratif à la PDG et à la direction principale des finances
- Assurer la planification de l’agenda, des voyages et la production des demandes de frais de déplacement de la PDG et de la direction principale des finances
- Participer à l’organisation, à la logistique, à la préparation de documents et au suivi de réunions et de rencontres
- Assurer, sans lien hiérarchique, la coordination fonctionnelle du soutien administratif à l’équipe de direction en collaborant à cette fin avec les adjointes de direction de l’organisation
- S’assurer de la qualité des documents corporatifs finaux produits par l’organisation
À quoi ressembleront tes semaines parmi nous :
- Coordonner la préparation, la tenue des réunions du comité de direction, de la réunion des gestionnaires et de l’appel de l’Alliance (réservation salle, logistique, préparation des documents, convocations, rédaction procès-verbaux, etc.)
- Coordonner l’envoi de la correspondance et de divers rapports à l’équipe de direction
- Organiser les déplacements, les repas et prendre des notes durant les réunions
- Fournir occasionnellement de l’assistance pendant les présentations
- Organiser la rencontre hebdomadaire de suivi et de synergie du soutien administratif avec les adjointes de direction de l’organisation
- Assurer la gestion de l’agenda de la présidente-directrice générale et de la direction principale des finances en optimisant la séquence des réunions, des conférences et des déplacements, tout en anticipant les conflits d’horaires
- Effectuer les réservations d’hébergement, de restaurants et de transport pour la présidente-directrice générale
- Produire des rapports spécialisés et confidentiels de différents types: présentations, rapports et données statistiques (recherche, rédaction, transcription, révision, édition et transmission de textes, de données et de graphiques)
- Veiller à la mise à jour des bases de données de contacts de l’Alliance
- Préparer les comptes de remboursement de dépenses de la présidente-directrice générale et de la direction principale des finances
- Effectuer la préparation et le classement de divers dossiers
- S’assurer de la conformité du français dans tous les documents de l’Alliance
- Transmettre les renseignements d’ordre général aux équipes de l’Alliance
- Rédiger ou relire la correspondance de la présidente-directrice générale et préparer divers documents pertinents
- Supporter la présidente-directrice générale et la direction principale des finances en planifiant les besoins et en assurant le suivi administratif de certains mandats
- Préparer les mots de bienvenue de la présidente-directrice générale aux nouvelles recrues de l’organisation
- Préparer des rapports en collectant et en analysant l’information
Ce que nous t’offrons
- Salaire annuel concurrentiel déterminé en fonction d’une échelle salariale
- 3 semaines de vacances et 2 semaines de repos (dates déterminées par l’employeur) pendant le temps des fêtes (incluant 6 des 13 jours fériés prévus au calendrier)
- Assurances collectives complètes (soins médicaux, dentaires, vision et assurance salaire)
- REER avec une contribution de l’employeur allant jusqu’à 5 %
Ce n’est pas tout…
- Politique de télétravail en place
- Flexibilité de l’employeur en lien avec la conciliation travail-vie personnelle
- Programme HumAlliance, qui favorise la cohésion d’équipe et les contacts sociaux en personne
- Programme entreprise en santé (conférences santé gratuites)
- Programmes d’aide au personnel et télémédecine
- Approche structurée de développement des talents et compétences
Conditions de travail :
- Emploi permanent de jour à temps plein : 37,5 heures/semaine
- Bureau d’attache : Québec (souhaité)
- Déplacements à prévoir (rencontres du comité de direction, par exemple)
- Entrée en poste : dès que possible !
Ce qui te démarquera :
- DEC en administration
- Expérience : au moins 8 ans dans des fonctions d’adjoint ou d’adjointe, dont minimum 5 ans au service d’une direction générale
- Expérience significative en rédaction et en révision de textes
- Français oral et écrit : excellent
- Anglais oral et écrit : de base
- Excellente maîtrise de la Suite Microsoft M365, en particulier de Word, Outlook, Excel et PowerPoint
- Excellente capacité à organiser des réunions virtuelles (Teams)
Comment postuler ?
C’est simple, achemine ton curriculum vitae dès que possible. Seules les personnes sélectionnées seront contactées.
Pour de plus amples informations, tu peux nous contacter.
À noter qu’à l’Alliance, nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi et aux principes d’équité, de diversité et d’inclusion.
Mention importante : nous conservons ton CV pendant 6 mois dans notre banque de candidatures.