Lorsqu’un livre de société est tenu sur support numérique, une version papier de ce livre de société devrait-elle coexister en parallèle?
Non. Lorsque la tenue d’un livre de société est effectuée sur support numérique, ce dernier doit être l’unique version originale, évitant ainsi toute confusion.
Nous offrons à notre clientèle d’affaires, lors de l’incorporation de nouvelles sociétés, la possibilité de créer un livre de société qui existera exclusivement sur support numérique.
La plateforme numérique utilisée contiendra l’ensemble de la documentation corporative devant se trouver dans le livre de société, soit tous les dossiers originaux de la société sous forme numérique seulement. Nous recommanderons aussi que tous les éléments devant être insérés au livre de société soient signés en format numérique, bien que cela n’empêche pas la signature par la société de documents corporatifs imprimés.
Si une telle situation survient, les originaux sous format papier qui devront être intégrés au livre de société sur support numérique seront numérisés selon un processus strict de substitution ayant été mis en place par notre organisation. Ce processus vise notamment à préserver la valeur juridique et l’intégrité dudit document à chacune des étapes de son transfert de son support papier vers le numérique. La dernière étape de cette procédure étant la destruction sécurisée du fichier imprimé, à moins d’un avis contraire et explicite de la part de la clientèle.
Comme le recommande l’alinéa 4 de l’article 17 de Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, chapitre C-1.1), ce processus de transfert est documenté et cette documentation est préservée par notre organisation tout au long du cycle de vie du document résultant du transfert. Ainsi, la validité de la copie numérique est assurée et permet alors la destruction de la version sur papier.
Ce même processus est utilisé lorsque notre clientèle d’affaires souhaitant faire un virage numérique nous mandate afin que leurs livres de société sur papier soient dorénavant tenus exclusivement sur support numérique.
Bien que le livre de société en format numérique offre plusieurs avantages en matière de gestion, de sécurité et d’accessibilité, le choix entre le papier et le numérique dépend des besoins spécifiques et des préférences de chaque entreprise. Ce choix pourrait aussi être motivé par des raisons légales ou règlementaires relatives aux juridictions où la société exerce des activités, certaines juridictions favorisant ou exigeant un support papier pour reconnaitre le caractère authentique ou original d’un document corporatif.
Pour toute question en lien avec ce qui précède ou en matière de droit corporatif, n’hésitez pas à communiquer avec Me Alexandra Davanzo.
Pour toute autre question d’ordre légal, n’hésitez pas à communiquer avec Me Francis Arnaud Marcotte, associé chez Therrien Couture Joli-Cœur.
Par Alexandra Davanzo Avocate